Ewidencja przebiegu pojazdu do VAT: wzór i przykład

Ewidencja przebiegu pojazdu do VAT dokumentuje przejazdy w określonym kontekście wykorzystania auta wyłącznie do działalności gospodarczej. Nie służy do mnożenia kilometrów przez stawkę zwrotu pracownikowi. Ten wzór pokazuje przypadek z art. 86a ust. 4 pkt 1 i ust. 7 ustawy o VAT; sam rejestr nie zapewnia prawa do pełnego odliczenia podatku.

Kiedy ten wzór ma zastosowanie

Punktem wyjścia jest pojazd, którego sposób używania, w tym przyjęte zasady, wyklucza cele niezwiązane z działalnością i jest dodatkowo potwierdzany ewidencją. Taką konstrukcję opisuje art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT. Wpisanie słowa „firmowy” w nagłówku nie zastępuje spełnienia tych warunków.

Przed rozpoczęciem ustal z księgowością, czy dany pojazd wymaga ewidencji, jakie zasady używania obowiązują i czy trzeba dopełnić obowiązków dotyczących informacji VAT-26. Art. 86a przewiduje również wyjątki od prowadzenia ewidencji i inne podstawy uznania wykorzystania wyłącznie gospodarczego. Nie każdy pojazd i nie każda sytuacja mieszczą się w niniejszym przykładzie.

Przyjęty tutaj prosty wariant dotyczy jazd podatnika lub jego pracownika. Udostępnienie pojazdu osobie niebędącej pracownikiem wymaga uwzględnienia odrębnych zasad wpisu z ust. 8. Ten tekst nie daje dla niego gotowego formularza. Nie obejmuje też rozliczania zwrotu kosztów prywatnego auta pracownika.

Pola i wzór do skopiowania

Poniższy układ jest autorskim wzorem edukacyjnym, a nie formularzem zatwierdzonym przez urząd. Pola wynikają z art. 86a ust. 6-7, zaś „uwaga” i oznaczenie źródła to pomoc organizacyjna.

EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU DO VAT
Podatnik / identyfikacja firmy: ..................................
Numer rejestracyjny pojazdu: .....................................
Dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji: .........................
Dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, jeśli zakończona: ........
Okres rozliczeniowy objęty kartą: ................................
Stan licznika przy rozpoczęciu ewidencji: ..................... km
Stan licznika na koniec okresu rozliczeniowego: ............... km
Stan licznika przy zakończeniu ewidencji, jeśli zakończona: .... km

Liczba przejechanych km na koniec okresu: ..................... km
Liczba przejechanych km przy zakończeniu ewidencji: ............ km
Potwierdzenie autentyczności wpisów kierowcy przez podatnika
na koniec okresu, jeżeli kierujący nie jest podatnikiem: ..........
Uwagi do rozbieżności / odsyłacze do wyjaśnień: ...................

Nie zamieniaj wymaganej daty i celu przejazdu na sam numer faktury. Numer zlecenia może ułatwić odnalezienie dokumentów, ale opis powinien nadal pozwalać zrozumieć zadanie i trasę. Podobnie samo „miasto” nie wyjaśnia, skąd i dokąd rzeczywiście wykonano przejazd.

Fikcyjny przykład trzech przejazdów

Załóżmy wymyśloną firmę Jana Przykładowego i auto oznaczone „DEMO-01”, które nie jest prawdziwym numerem rejestracyjnym. Dla przykładu przyjęto jeden miesięczny okres i brak jakichkolwiek innych przejazdów. Nazwy miejsc oraz dystanse są umowne, nie pochodzą z map ani pomiaru.

Umowny stan licznika na początku wynosi 42 000 km, a na końcu całego przykładowego okresu 42 120 km. Różnica 120 km odpowiada sumie zapisanych przejazdów. To pokazuje sposób kontroli, nie dowodzi prawdziwości fikcyjnego używania auta. W realnej dokumentacji liczniki i cele muszą wynikać z rzeczywistych danych.

Kontrola na koniec okresu

Sprawdź ciągłość numeracji, daty, opisy tras, osoby kierujące i sumę kilometrów. Porównaj ją ze zmianą licznika w tym samym zakresie dat. Uzupełnij właściwe pola okresowe i potwierdzenie podatnika, gdy kierował ktoś inny niż podatnik, zgodnie z ustawowym zakresem.

Nie wyliczamy tu kwoty zwrotu kosztów ani podatku do odliczenia. Liczba 120 km nie staje się należnością przez przemnożenie przez 1,15 zł. Taki rachunek dotyczyłby innego celu dokumentacji, wymagającego własnej podstawy i warunków.

Co zrobić, gdy nie zgadzają się dane

Jeżeli licznik wzrósł o 135 km, a wpisy sumują się do 120 km, oznacz różnicę 15 km jako wymagającą wyjaśnienia. Sprawdź pomiar, zakres dat i brakujące przejazdy. Nie rozdzielaj jej proporcjonalnie między znane wpisy, aby sztucznie uzyskać zgodność. O sposobie naprawienia dokumentacji i skutkach niejasności powinien zdecydować podatnik z doradcą na podstawie faktów.

Gdy suma przejazdów różni się od odczytów, skorzystaj z poradnika wyjaśniania brakujących kilometrów. Nie ma tu aplikacji śledzącej trasę, gotowego pliku ani automatycznej oceny prawa do odliczenia. Materiał przygotowany z pomocą AI, źródła sprawdzone 16 października 2026 r. Wybranie kontekstu VAT jest decyzją redakcyjną tego materiału, nie zatwierdzeniem przez księgowego; taki przegląd nadal jest wymagany.