Na sprawdzonej 16 października 2026 r. stronie Ministerstwa Finansów stawki dla samochodów osobowych wynoszą 0,89 zł za kilometr przy pojemności silnika do 900 cm³ oraz 1,15 zł powyżej 900 cm³. Sama znajomość kwoty nie przesądza jednak, czy i według jakich zasad pracownikowi przysługuje zwrot. Najpierw ustal rodzaj przejazdu i podstawę jego rozliczenia.
Gdzie sprawdzić stawkę
Ministerstwo Finansów podaje poniższe kwoty jako maksymalne stawki dla prywatnych pojazdów w jazdach lokalnych pracowników i wskazuje tę samą wysokość stawek dla zwrotu kosztów użycia pojazdu w podróży służbowej. Zmianę tych kwot wprowadziło rozporządzenie ogłoszone w Dz.U. 2023 poz. 5, obowiązujące od 17 stycznia 2023 r.
| Pojazd | Stawka za 1 km wskazana w źródle |
|---|---|
| Samochód osobowy do 900 cm³ | 0,89 zł |
| Samochód osobowy powyżej 900 cm³ | 1,15 zł |
| Motocykl | 0,69 zł |
| Motorower | 0,42 zł |
Nie wyznaczaj kategorii pojazdu na podstawie samego kosztu paliwa. Nietypowy pojazd, brak pojemności silnika lub odrębna podstawa zwrotu wymagają sprawdzenia właściwych zasad. Tabela nie rozstrzyga tych przypadków i nie ustala stawki dla każdego możliwego napędu.
Co ustalić przed przemnożeniem kilometrów
Ten tekst opisuje przede wszystkim przejazd pracownika prywatnym pojazdem w podróży służbowej. Nie jest instrukcją rozliczania wszystkich jazd lokalnych, zwykłych dojazdów do pracy, podróży zleceniobiorców ani kosztów własnej działalności przedsiębiorcy.
§ 3 rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych przewiduje zgodę pracodawcy na wnioskowane użycie pojazdu niebędącego jego własnością oraz rachunek kilometrów i stawki ustalonej przez pracodawcę w granicach wskazanych przepisami. U pracodawcy spoza sfery budżetowej sprawdź również obowiązujące postanowienia układu, regulaminu lub umowy i zasady z art. 77⁵ Kodeksu pracy. Nie przyjmuj, że każdy przejazd służbowy automatycznie oznacza wypłatę maksymalnej stawki z tabeli.
Przed wyjazdem warto potwierdzić pojazd, zgodę, wybrany sposób ustalenia kilometrów i przyjętą stawkę. Po wyjeździe powinna istnieć możliwość połączenia rozliczenia z konkretną datą, trasą i zadaniem.
Fikcyjny rachunek dla jednego przejazdu
Załóżmy, że fikcyjny pracownik otrzymał zgodę na użycie własnego samochodu osobowego o pojemności ponad 900 cm³, a właściwa podstawa i ustalenia pozwalają przyjąć 1,15 zł za kilometr. Długość zatwierdzonego przejazdu w tym wymyślonym przykładzie to 120 km.
120 km × 1,15 zł/km = 138,00 złZapis pomocniczy może zawierać: „Podróż P-01, 14.10.2026; trasa A-B-A; 120 km według uzgodnionego źródła; pojazd z grupy powyżej 900 cm³; stawka 1,15 zł; wynik 138,00 zł; odsyłacz do zgody i podstawy rozliczenia”. Wszystkie miejsca, oznaczenia i dane przykładu są fikcyjne.
Parking, opłata drogowa i inne wydatki nie powinny być bez opisu ukryte w dodatkowych kilometrach. Ich ewentualne rozliczenie ma własne warunki i dokumenty. Powyższy wynik obejmuje tylko pokazany iloczyn, a nie cały pakiet należności za podróż.
Dlaczego kwota zwrotu nie rozstrzyga podatku
Trzeba odróżnić trzy pytania: ile wynika z przyjętej podstawy zwrotu, jaka część świadczenia może korzystać ze zwolnienia z PIT przy zwrocie kosztów pracownikowi oraz jak rozlicza się ją w dokumentacji. Sama zgodność z tabelą stawek nie daje odpowiedzi na wszystkie trzy. Płatnik powinien sprawdzić właściwy tytuł i warunki.
Stawka 1,15 zł nie jest też mnożnikiem ewidencji przebiegu pojazdu do VAT. Ewidencja VAT potwierdza inny aspekt używania auta i nie tworzy sama w sobie należności dla pracownika.
Jak zachować podstawę historycznego rozliczenia
Przy dokumencie zapisz datę przejazdu, źródło stawki i warunki przyjęte przez pracodawcę. Aktualizacja kwot w przyszłości nie powinna bez wyjaśnienia zmieniać zatwierdzonych wcześniejszych wyliczeń. Przy korekcie trzeba wiedzieć, co zmieniono i z jakiej przyczyny.
Przed rzeczywistą wypłatą sprawdź aktualne przepisy i ocenę kadr. Kwotę dla wybranej stawki sprawdzisz w kalkulatorze kilometrówki. Kalkulator nie dobiera stawki ani nie ustala prawa do świadczenia. Materiał przygotowany z pomocą AI; stan źródeł sprawdzony 16 października 2026 r. Nadal wymagany jest przegląd specjalisty kadr i doradcy podatkowego.